ViDA: Was nach der deutschen E-Rechnungspflicht kommt

Viele Unternehmen betrachten die E-Rechnung als deutsches Thema mit deutschem Fahrplan: Empfang seit 2025, Versand ab 2027 und 2028. Das ist richtig, aber unvollständig. Über diesem nationalen Stufenplan liegt eine europäische Reform, die den Rahmen langfristig setzt: VAT in the Digital Age, kurz ViDA, formal beschlossen am 11. März 2025 als Richtlinie (EU) 2025/516. Wer seine E-Rechnungs-Architektur heute nur auf die deutschen Fristen auslegt, plant zu kurz.

Der wichtigste Punkt vorab: ViDA und die deutsche Pflicht widersprechen sich nicht, sie greifen ineinander. Beide setzen auf die europäische Norm EN 16931 als strukturiertes Format. Wer diese Norm sauber umsetzt, arbeitet in beide Richtungen.

Der Rahmen hat sich schon 2025 verschoben

Ein oft übersehener Baustein ist bereits in Kraft. Seit dem 14. April 2025 dürfen Mitgliedstaaten eine inländische B2B-E-Rechnungspflicht einführen, ohne dafür eine Sondergenehmigung der EU zu benötigen, und ohne dass der Rechnungsempfänger zustimmen muss. Genau das ist die rechtliche Grundlage, auf der nationale Pflichten wie die deutsche jetzt ohne Umweg stehen. Die strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 wird damit vom Sonderfall zum europäischen Normalfall.

2030 ist das eigentliche Datum

Der deutsche Stufenplan endet 2028, die europäische Reform beginnt danach erst richtig. Die zentralen Termine:

• 1. Januar 2027: kleinere Klarstellungen bei One-Stop-Shop und IOSS.
• 1. Juli 2028: neue Plattformregeln (Deemed Supplier) für kurzfristige Vermietung und Personenbeförderung sowie Schritte zur einheitlichen Mehrwertsteuer-Registrierung.
• 1. Juli 2030: digitale Meldepflichten (Digital Reporting Requirements) für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche B2B-Umsätze. Die Rechnung muss strukturiert nach EN 16931 ausgestellt werden, und zwar binnen 10 Tagen nach dem Steuertatbestand. Die bisherige Zusammenfassende Meldung entfällt.
• 1. Januar 2035: nationale Echtzeit-Meldesysteme müssen an das EU-Modell angeglichen sein.

Für den grenzüberschreitenden Handel ist 2030 damit die härtere Zäsur als 2028. Wer heute nur an den innerdeutschen Versand denkt, verpasst die Meldedimension, die kurz darauf folgt.

Meldung ist nicht gleich Rechnung

Der konzeptionelle Sprung bei ViDA liegt weniger im Format als im Meldeweg. Bislang gilt: Rechnung stellen, später sammeln, periodisch melden. Künftig rückt die Meldung nah an die Transaktion. Die strukturierte Rechnung ist zugleich der Datensatz, der der Steuerverwaltung nahezu zeitnah gemeldet wird. Das verändert Anforderungen an Datenqualität und Zeitpunkt: Ein Format, das erst im Nachhinein korrigiert wird, passt nicht zu einer Meldung, die binnen Tagen fällig ist.

Wer die Empfangs- und Versandprozesse heute aufbaut, sollte deshalb zwei Dinge trennen und beide bedenken: das Format (EN 16931, in Deutschland als XRechnung und ZUGFeRD) und die spätere Meldefähigkeit über interoperable Wege wie Peppol.

Was jetzt sinnvoll ist

Drei Prüfungen zahlen sich aus: Ist die eingesetzte Lösung wirklich EN-16931-konform, oder nur PDF-mit-Anhang? Sind grenzüberschreitende B2B-Umsätze im Prozess sauber getrennt, weil genau sie 2030 zuerst betroffen sind? Und ist die Architektur auf interoperable Übertragung ausgelegt, damit eine spätere Meldepflicht keine Neuimplementierung erzwingt?

Unsere eigene Abrechnung stellt Rechnungen von Beginn an nach EN 16931 aus, mit XRechnung und ZUGFeRD, ausgerichtet auf die Norm, die sowohl die deutsche Pflicht als auch ViDA trägt. Der eigentliche Punkt ist aber unabhängig vom Werkzeug, nämlich die E-Rechnung nicht als deutsches Zwischenziel zu behandeln, sondern als Baustein eines europäischen Meldesystems, das 2030 scharf gestellt wird.

Die deutsche Pflicht ist die erste Stufe. ViDA ist die Treppe.