E-Rechnungspflicht in Deutschland: Der Stufenplan 2025 bis 2028 ohne Mythen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft keine Kür mehr. Die erste Stufe der neuen Pflicht gilt: Jedes inländische Unternehmen muss strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Versenden muss man noch nicht zwingend elektronisch, empfangen aber schon. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das der Bundesrat am 22. März 2024 verabschiedet hat; die Details regelt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.

Rund um diese Pflicht kursieren mehr Halbwahrheiten als bei den meisten Steuerthemen. Drei davon lohnt es sich auszuräumen.

Mythos 1: “Eine PDF ist eine E-Rechnung”

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931 ist ein strukturierter Datensatz, den Software ohne Medienbruch verarbeiten kann. Eine klassische PDF, auch wenn sie per E-Mail kommt, ist ab Geltung der Pflicht nur eine “sonstige Rechnung”. Maßgeblich ist das maschinenlesbare XML, nicht das Bild für das menschliche Auge.

In Deutschland erfüllen zwei Formate die Norm: XRechnung, ein reines XML nach der CIUS der EN 16931, und ZUGFeRD ab Version 2, ein Hybrid aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Bei ZUGFeRD führt das XML, nicht das sichtbare PDF. Wichtig dabei: Nur die Profile ab “EN 16931” (Comfort) sind normkonform. Die kleineren Profile MINIMUM und BASIC WL tragen zu wenig Daten, um als vollwertige Rechnung zu gelten.

Mythos 2: “Das betrifft erst 2027, und nur die Großen”

Der Empfang betrifft seit Januar 2025 alle. Erst der Versand ist gestaffelt:

• seit 1.1.2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen
• ab 1.1.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz
• ab 1.1.2028: Versandpflicht für alle übrigen B2B-Beziehungen

Bis Ende 2026 dürfen Papier und unstrukturierte Formate im Einvernehmen weiter genutzt werden, für kleinere Aussteller gibt es eine zusätzliche Schonfrist bis Ende 2027. Etablierte EDI-Verfahren bleiben unter Bedingungen zulässig, müssen aber an die Norm heranreichen. Wer den Versand erst 2027 anfasst, hat trotzdem heute schon eine Empfangsbaustelle.

Mythos 3: “Empfang heißt nur, dass die Mail ankommt”

Rechtlich genügt eine E-Mail-Adresse, damit eine E-Rechnung zugestellt werden kann. Fachlich ist das die halbe Miete. Drei Dinge gehören dazu:

• Validierung: Das eingehende XML sollte gegen Schema und Geschäftsregeln der EN 16931 geprüft werden, sonst landen fehlerhafte Rechnungen unbemerkt im Bestand.
• Sichtbarmachung: Ein Viewer, der das XML lesbar darstellt, damit Fachabteilungen ohne XML-Kenntnisse prüfen können.
• GoBD-konforme Archivierung: Aufbewahrt werden muss das strukturierte Original, unveränderbar und revisionssicher verkettet, nicht nur ein PDF-Ausdruck.

Gerade der letzte Punkt wird unterschätzt. Wer ausschließlich den Sichtbeleg archiviert und das XML verwirft, hat die Rechnung im rechtlichen Sinn nicht aufbewahrt.

Was jetzt sinnvoll ist

Der Empfang ist Pflicht und sollte sauber stehen: Validierung, Viewer, revisionssicheres Archiv des XML. Parallel lohnt der Blick auf den Versand. Welche Kundenbeziehungen fallen 2027 unter die Pflicht, welche Formate erwarten die Empfänger, und wie kommt das strukturierte Original sauber aus dem eigenen System. In unserem kaufmännischen Kern Datargo ERP sind EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD sowie die GoBD-konforme Verkettung von Beginn an angelegt. Der eigentliche Punkt ist aber unabhängig vom Werkzeug, nämlich das strukturierte Original als führenden Beleg zu behandeln und nicht als Beiwerk zur PDF.

Die Pflicht kommt nicht erst 2027. Sie hat 2025 begonnen, nur eben leise, auf der Empfangsseite.