E-Rechnung ab 2027: Was Rechnungsaussteller bis zum Jahreswechsel klären sollten
Zum 1. Januar 2027 endet für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz die Übergangsregel beim Rechnungsversand. Warum der Umsatz des laufenden Jahres entscheidet, welche Rechnungen betroffen sind und was sich in den verbleibenden Monaten noch sinnvoll vorbereiten lässt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gilt eine Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellen, also Papier oder ein unstrukturiertes elektronisches Format. Zum Jahreswechsel endet diese Regel für einen großen Teil der Unternehmen.
Wen der Stichtag betrifft
Nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027 nur für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro. Für 2027 ist damit der Umsatz des Jahres 2026 maßgeblich, also des laufenden Jahres. Wer diese Grenze überschreitet, stellt ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
Daraus ergibt sich eine unbequeme Reihenfolge: Die endgültige Umsatzzahl steht erst nach dem Jahresabschluss fest, die Pflicht beginnt aber am ersten Tag des neuen Jahres. Unternehmen in der Nähe der Grenze sollten deshalb jetzt auf Basis ihrer Hochrechnung entscheiden und nicht auf den Abschluss warten. Wer die Frage mit der Steuerberatung klärt, sollte auch die Berechnungsgrundlage festhalten.
Eine zweite Übergangsregel betrifft den elektronischen Datenaustausch. EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllen, dürfen noch bis Ende 2027 genutzt werden. Das verschafft Zeit, ersetzt aber nicht die Klärung, wie der Datenaustausch danach aussehen soll.
Welche Rechnungen betroffen sind
Die Pflicht erfasst Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter. Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV.
Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis sind das XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, jeweils ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL, die zu wenige Angaben enthalten. Ein PDF bleibt eine sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail versandt wird. Den Rahmen setzen die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025.
Was bis Dezember sinnvoll ist
Gut drei Monate reichen nicht für eine grundlegende Neuausrichtung der Rechnungsstellung, wohl aber für die Punkte, die im Januar sonst zu Rückfragen führen:
- Betroffenheit dokumentieren: Umsatzhochrechnung für 2026, Entscheidung und Begründung schriftlich festhalten.
- Ausgangsrechnungen prüfen: Erzeugt das eigene System ein normkonformes Format, oder nur ein PDF mit Rechnungsbild? Eine Validierung gegen die Regeln der EN 16931 zeigt das schnell.
- Sonderfälle erfassen: Gutschriften, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie Korrekturen folgen denselben Regeln und werden in Tests gern vergessen.
- Mit den wichtigsten Kunden testen: Einige Probe-Rechnungen an die umsatzstärksten Geschäftskunden zeigen, ob der Übertragungsweg und das Format beim Empfänger tatsächlich verarbeitet werden.
- Stammdaten bereinigen: Fehlende oder veraltete Angaben fallen im strukturierten Format sofort auf, weil Pflichtfelder nicht mehr durch Freitext überdeckt werden.
Hinzu kommt die Aufbewahrung. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz, nicht die Sichtkopie. Wer bisher nur PDFs archiviert, sollte sicherstellen, dass ab Januar das Original revisionssicher abgelegt wird.
Der 1. Januar 2027 kommt für viele Unternehmen nicht überraschend. Überraschend wird er dort, wo erst die erste abgelehnte Rechnung zeigt, dass das eigene Format nicht trägt.